团委学生会活动开展与申报制度

第一章  总则

第一条  为不断提高团委学生会工作效率，使各项活动的开展做到规范化，特制订本制度。

第二条  本制度由综合部负责执行，具体工作由办公室主任负责。

第二章  部门活动开展与文件下发

第一条  各中心、部门在开展活动前须内部成员讨论并确认可行性后，由部门起草活动申报材料（活动策划书、经费预算、活动通知的正式文件）并交于相应分管主席，由分管主席递交主席团例会或团委书记处进行讨论，经主席团或团委书记审核批准后，由该部门分管主席将活动申报材料（预先排版）电子稿在下发前一个工作日发送至综合部，由综合部负责正式文件的排版与打印。

第二条  综合部在将活动下发的正式文件排版后进行打印，并将排版好的正式文件电子稿发送至团委书记、执行主席、团委副书记。

第三条  团委学生会下发的正式文件在下发到各班之前必须加盖团委公章，否则不得下发。综合部打印后的正式文件在学生会签到之前交于当日办公室值班人员，由值班人员向当日值班分管主席索取公章并加盖，公章加盖时必须有分管主席在旁。盖章后由值班人员分发各班、相应电子稿传送至学生会群共享。

第四条  若部门活动下发的正式文件在下发前需要改动，则相应分管主席须在下发当日12:00之前通知综合部部长，否则后果由该中心、部门自负。

第五条  若文件存有未尽事宜，该中心、部门须在文件下发当日安排学生干部配合值班人员传达。

第六条  各中心、部门在开展活动前一个工作日须通知宣传部做好相关报道。

第二章  纸质材料回收

第一条  各中心、部门活动前期如需收集报名材料应在相关通知文件中注明回收时间并提供统一的回收材料附表。

第二条  各中心、部门在材料回收当日提醒值班人员，并派一名学生干部协助值班人员写好学生会口头通知与材料收集。若未派学生干部则委托当日值班人员收集并保存指定位置。

第三条  回收材料若需电子稿，各中心、部门须事先说明。

第四章  附则

第一条  综合部须与宣传部做好相关活动的报道工作。

第二条  活动开展时，各中心、部门须严格按照计划方案执行，如遇特殊情况需要更改方案的，须及时向分管主席请示。

第三条  活动的策划应将时间、地点、规模、经费、活动目的、活动意义、所涉及项目、涉及单位等详列。

第四条  活动开展若需其他部门协助，各部部长不得推诿责任，尽一切努力协助开展好活动。

第五条  活动结束后由负责部门将相应海报、横幅等交由综合部保管。宣传部应做好相关报道材料的存档工作。

第六条  活动相关总结存档工作参照《档案管理制度》。